Collaborare con i clienti che non si incontrano mai faccia a faccia è diventato normale per la maggior parte degli utenti del Web. La nostra è un'industria in cui lavorare in remoto pone pochissimi ostacoli reali: quasi ogni parte del processo di progettazione Web può essere svolta comodamente da un ufficio domestico o da un bar .
Siamo fortunati ad avere questa flessibilità, soprattutto nei periodi di congiuntura difficile quando un ufficio elegante non si adatta al budget aziendale. Anche se hai un ufficio, è probabile che atterrerai qualche cliente che non si trova nel quartiere. Ma scopri presto che lavorare in remoto ha i suoi lati negativi.
Senza l'interazione faccia a faccia è facile sviluppare importanti problemi di comunicazione ... spesso senza che tu lo sappia fino a quando non è troppo tardi. Evitare un grande tracollo con questi semplici consigli.
La fiducia di un cliente creerà o distruggerà un progetto. Senza di esso trascorrerai ore interminabili a spiegare e difendere le tue idee. È facile creare fiducia quando ci si incontra una volta alla settimana per presentare il proprio lavoro e segnalare i propri progressi, ma come si fa a farlo a distanza di 10.000 miglia?
In primo luogo, presentati te stesso - e non intendo inviare loro un link al tuo portfolio. Vedo i designer saltare questo passaggio tutto il tempo, ma è essenziale. Prima di immergerti in un lavoro, organizza una riunione preliminare rapida. Una videoconferenza è l'ideale - lo raccomando Skype - ma se non riescono a gestirlo, una telefonata funzionerà quasi altrettanto bene. Se ti trovi in fusi orari diversi, svegliati presto e in anticipo (o vai a letto molto tardi) per sistemarli.
Andando per il percorso video? Assicurati di essere vestito in modo appropriato e il tuo ambiente è professionale. Quando prendi la chiamata, prenditi qualche minuto per presentarti e evidenziare i tuoi risultati come faresti se tutti fossero riuniti attorno a un tavolo da conferenza e tu fossi in piedi nella parte anteriore della stanza. Anche se conoscono te e il tuo lavoro, è un buon promemoria che sei un professionista che fa questo per vivere ... qualcuno che dovrebbe essere stimato e fidato.
Un altro modo per stabilire la fiducia all'inizio del processo è far sentire il cliente coinvolto . Poni domande probanti e fai un brainstorming con loro prima di proporre soluzioni. Se sei a corto di tempo per la riunione, invia loro dei questionari da compilare. Quando arriva il momento di presentare il lavoro, assicurati che le tue soluzioni riflettano almeno alcune delle loro idee e spieghi loro come è stata incorporata l'idea. Questo dimostra che stai ascoltando. Come ogni relazione umana, quella è metà della battaglia.
Conosco troppi liberi professionisti che accettano il lavoro senza un contratto perché non c'è nulla di divertente nell'elaborare quel tipo di documentazione. È stupido, non importa cosa, ma quando lavori in remoto questo è estremamente pericoloso. Potresti farla franca per anni, ma prima o poi ti imbatterai in un disastro che avrebbe potuto essere evitato se ti fossi preso la briga di ottenere l'approvazione su alcuni punti chiave.
Come regola generale, se stimolo a spendere più di 10 ore per un progetto, realizzerò un contratto e otterrò una firma del cliente prima di iniziare a lavorare. Non deve essere complesso, ma dovrebbe sempre includere:
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Questo è importante per entrambe le parti. Sai già che hai bisogno di scadenze per mantenerti in pista, ma devi anche impostarle per il cliente. Chiedere feedback tempestivi mantiene il progetto in evoluzione. Ogni volta che produci qualcosa che richiede feedback o approvazione, imposta una scadenza a breve termine e assicurati che sia documentato per iscritto da qualche parte . Se il cliente lascia scorrere le scadenze ripetutamente, non può lamentarsi quando il progetto viene consegnato.
Avere scadenze motiva i clienti a concentrarsi sul proprio lavoro, che potrebbe essere uno dei progetti da zillion che siedono sulla loro scrivania e richiedono attenzione. È anche un modo sottile di chiedere (e ottenere) rispetto.
Dal momento che non ti stai incontrando faccia a faccia (e probabilmente non stai chiamando troppo) le interazioni limitate che hai sono incredibilmente importanti. Assicurati di creare con cura email e messaggi; renditi conto che ogni parola che scrivi è amplificata e il tuo senso dell'umorismo asciutto non si presenterà molto bene. Meglio essere semplicemente diretti .
Non inondare i tuoi clienti di e-mail inutili, ma assicurati di comunicare abbastanza per farli sentire a proprio agio con i tuoi progressi . I check-in rapidi e regolari aiutano a mettere tutti a proprio agio. Se pensi che il cliente sia confuso, prendi il telefono e fai una vera conversazione. Sarai sorpreso di quanto può essere chiarito in 2 minuti quando non stai cercando di spiegarlo via email.
Conserva una copia di tutta la tua corrispondenza per riferimenti futuri - non sai mai quando potresti averne bisogno.
Ci sono un sacco di ottimi strumenti là fuori per la collaborazione client online. Scegli quelli che funzionano meglio per il tuo processo e usali religiosamente. Insisti che anche il tuo cliente li usi.
Ho incontrato molti clienti che non vogliono essere disturbati ad accedere a un nuovo strumento: preferiscono inondare la posta in arrivo con e-mail dopo la posta elettronica dopo la posta elettronica. Il problema è che l'e-mail fa poco per tenere tutti sulla stessa pagina. A meno che tu non abbia un project manager dedicato, procurati uno strumento di gestione del progetto basato sul web . Crea elenchi di cose da fare, imposta pietre miliari e mantieni le discussioni in uno spazio pubblico in cui puoi facilmente puntare a loro.
Campo base è uno degli strumenti di gestione di progetti basati su web più diffusi là fuori, e per una buona ragione. È economico, è facile da configurare, non ha un sacco di fischi extra di cui non hai bisogno e i clienti lo trovano intuitivo, il che significa che saranno davvero inclini a usarlo. Ha liste di cose da fare, punti cardine, un centro messaggi e un repository di file e anche il monitoraggio del tempo. È probabile che coprirà la maggior parte delle tue esigenze. Esistono molti altri strumenti di gestione dei progetti online, se il Basecamp non ti piace. Provare huddle.net o wrike.com .
Ulteriori strumenti di collaborazione online che potresti trovare utili includono:
Segui questi passaggi e sei sulla buona strada per evitare conflitti importanti e mantenere il tuo progetto in carreggiata. Restate sintonizzati per la seconda metà di questo articolo e altri 5 modi per lavorare con successo con i clienti da remoto.
Scritto esclusivamente per WDD da Mindy Wagner.
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