La chiave del successo è un brief creativo
È un fatto triste che il più grande problema dei liberi professionisti sia il disaccordo con un cliente una volta avviato un progetto.
Sembra che, a giudicare dalla quantità di problemi uditi dai progettisti che si lamentano, i termini, i cambiamenti, la direzione e i pagamenti diventino, di solito, dei blocchi stradali per un rapporto di lavoro regolare e di successo, che di solito termina quello che potrebbe essere una relazione continua tra i liberi professionisti, e cliente.
C'è un modo semplice, logico e professionale per entrambe le parti di capirsi l'un l'altro in completa trasparenza. Sfortunatamente, è un passo in cui salgono molte creatività.
Dove fanno la maggior parte dei creativi su documenti?
Secondo un recente sondaggio , Il 39% dei progettisti non richiede ai clienti di firmare sulla linea tratteggiata (o qualsiasi), di assumere un progetto. È un assunto abbastanza sicuro che un brief di creatività formale è un'altra forma che la maggior parte delle creatività non usa.
Lo stesso sondaggio rivela che i creativi preferiscono i clienti che sanno cosa stanno cercando all'inizio del loro progetto di design e ottengono punti con i designer. Il 51% dei designer intervistati considera una delle caratteristiche più importanti in un cliente.
L'opportunità di essere creativi e di progettare qualcosa di motivante stimola il 62% dei designer a intraprendere un progetto, rispetto al 48% che è influenzato da stipendi grassi e solo il 6% considera la chiave di un cliente importante.
Il 48% dei progettisti afferma che la mancanza di feedback utili è tra le maggiori sfide nel lavorare con i clienti, mentre il 42% punta sulla mancanza di direzione dei clienti e il 25% indica le aspettative non realistiche come ostacoli principali.
Con tutto questo in mente, come può un designer o uno staff di progettazione raggiungere tutti questi obiettivi e proteggere i loro diritti e la sanità mentale? La risposta è un brief creativo.
Perché un brief creativo risolve i problemi
Chiedi a qualcuno di firmare un contratto e di solito hanno una ragione per cui non vogliono firmare. Un contratto contiene regole rigide e veloci per la fine di un progetto. La durata dell'esecuzione, le commissioni di modifica, i pagamenti e i diritti d'uso sono alcuni degli elementi enunciati in un contratto. Con una formulazione attenta, un brief creativo può contenere anche tutte queste informazioni!
Quando si è seduti per la prima volta in ufficio, in una sala riunioni di un cliente o in una riunione dei diversi attori della propria azienda, è ora di iniziare a prendere appunti su ciò che viene detto, ponendo alcune domande e ... impostando requisiti e limiti.
In una ditta, che era una società molto grande, ci sedevamo tutti nella sala conferenze per una riunione di progetto. Ogni capo reparto avrebbe ascoltato l'ambito del progetto e i risultati desiderati. Come ogni enigma, ogni passo dipendeva da ogni reparto che incontrava le pietre miliari impostate in modo che il dipartimento successivo potesse riprenderlo e fornire gli elementi necessari solo che potevano fornire, e così via in giro per l'azienda fino a farlo cadere sul dipartimento artistico.
Se un reparto impiegava troppo tempo con la propria parte, come una torre con una parte mancante nel mezzo, il progetto iniziava a cadere. Sfortunatamente, sarebbe sempre stato il reparto artistico che sarebbe stato schiacciato sotto il peso delle travi d'acciaio dell'incompetenza, fornite da altri reparti.
Il brief creativo, redatto e inviato dal dipartimento artistico è servito a rendere le persone responsabili. Durante gli incontri regolari durante il progetto, è stato più facile chiedere agli altri dipartimenti dove si trovavano sulle loro pietre miliari, e perché, inevitabilmente, erano in ritardo. Con un leader di progetto solidale e comprensivo, la responsabilità e il rispetto delle scadenze assicureranno che le creatività non avranno una settimana per creare il progetto finale quando gli altri dipartimenti dovevano prendere solo due settimane di un progetto di due mesi.
Sembra che nella maggior parte delle aziende questa sia la procedura operativa standard. È raro che un project manager possa o manterrà un rigido regno sulle pietre miliari. È ancora più raro che ci sia un project manager professionista presso le aziende. Di solito, a qualcuno verrà assegnato un project manager e potrebbero non avere abbastanza esperienza o il livello aziendale per esigere la stretta osservanza delle pietre miliari in un progetto. In un contesto aziendale, questo di solito porta a problemi con la realizzazione di un progetto in tempo. In una situazione freelance, il tuo tempo è il tuo denaro, e quando finisci di lavorare una settimana extra, o giù di lì con una tariffa fissa, provando a pagare per ore extra, o lavorando con estrema fretta per prendere una scadenza, è una situazione perdente per te, e può portare a un progetto che probabilmente non sarà il tuo miglior lavoro. Alla fine avrai la colpa, e anche se ingiusto, beh ... benvenuti negli affari!
Quindi, come proteggi la tua reputazione, il tuo potenziale di reddito e ti mostri un valido venditore per un cliente o un responsabile di progetto competente per il tuo capo azienda? Inizia con un brief creativo chiaro e conciso e un pugno di ferro! Se scritto correttamente, le informazioni che includi non lasceranno nulla di intentato e, senza dubbio, senza risposta. Non è davvero difficile.
A lungo termine, un brief creativo completo e chiaro promuove la trasparenza per tutte le parti, ed è una delle cose che i clienti apprezzano in un progetto creativo, in cui non comprendono appieno il processo creativo.
Come iniziare
Il computer non ha, come promesso, fatto di noi una società senza carta. Le comunicazioni digitali hanno aggiunto alla mancanza di memoria che le persone hanno. I computer, in grande stile, hanno sostituito la nostra capacità di ricordare e memorizzare le informazioni nel nostro cervello. Un esempio è quando un cliente non ricorda di aver detto qualcosa su una e-mail, come chiedere di essere pagato, o di cercare di scoprire perché il periodo di tre giorni per una decisione sui progetti finali ha richiesto 17 mesi.
L'organizzazione è la chiave. Quando ho iniziato la mia carriera di designer, lavorando sia come freelance, sia come membro dello staff, avrei creato una cartella di lavoro per ognuno, per ogni incarico e progetto. Ho iniziato etichettando la cartella e poi facendo una breve sintesi creativa scritta all'esterno della cartella. Ha elencato il seguente:
- Nome del progetto.
- Data che l'ho ricevuto.
- Data di scadenza del progetto.
- Chi è stato coinvolto nel progetto, i loro nomi, numeri di telefono / estensioni, indirizzi email.
- Pietre miliari per i materiali necessari a queste persone.
- Da lì, mentre il progetto procedeva, scrivevo annotazioni su ciò che stava accadendo ogni giorno.
- Eravamo in orario?
- Sono stati richiesti cambiamenti e da chi?
- Quali pietre miliari sono state perse e da chi?
- Quando i file sono stati consegnati ea chi.
All'interno di queste cartelle di file, ho inserito tutte le stampe delle fasi di progettazione, le e-mail di altri reparti / persone e qualsiasi altra cosa pertinente al progetto. La maggior parte dei miei capi mi ha elogiato per "sapere dove si trovava il progetto in qualsiasi momento".
A un datore di lavoro, dove l'incompetenza è stata incoraggiata attraverso il dilagante Peter Principle , Mi è stato detto che le mie cartelle di file "resero le persone nervose".
Certamente le persone erano nervose; ha reso le persone responsabili. Non è che le cartelle siano state create per mettere in imbarazzo le persone ... beh, ammetto che era una parte di esso perché il gioco della colpa era grande in quella ditta, e dovevo proteggermi dai menzogneri puntati, cosa che faceva davvero infuriare loro a non finire, ma era anche l'unico modo per mantenere un record di consegna nel tempo del 100%.
Il fatto è che queste cartelle erano inestimabili per destreggiarsi tra quelli che a volte erano due dozzine di progetti in corso. Il multitasking non è altro che organizzazione, e ci sono strumenti che si possono usare per quell'organizzazione. Le "cartelle di prove e biasimo", come il mio capo si riferiva a loro, erano inestimabili.
Mentre questi erano in qualche modo riassunti creativi privati per me, è meglio, quando si gestisce un progetto, in particolare su una base freelance, avere un brief scritto per tutti da conservare per le proprie cartelle, se ne hanno uno.
Creare un riassunto
Ho esaminato altri brief creativi disponibili sul Web e francamente; Non sono impressionato da quello che ho visto. Gli esempi disponibili non coprivano abbastanza da consentire al cliente di conoscere tutti i passaggi, né di coprire la fine del progetto con la creatività. Ecco una breve descrizione che puoi utilizzare come modello per il tuo prossimo progetto:
Informazioni di contatto cliente / cliente:
Nome, numero di telefono e indirizzo email per la persona o il team sul lato client.
Progetto:
Titolo del progetto
Preparato da:
Nome, numero di telefono e indirizzo e-mail per la persona responsabile della gestione dei progetti interni.
Background / Panoramica:
Descrizione dettagliata di TUTTO ciò che deve essere fatto! Includere assolutamente tutto ciò che si può pensare che sarà incluso in modo tale che qualsiasi oscillazione dello scope possa essere fatturata separatamente.
Timeline / Milestones:
Ora di inizio: la data va qui.
Il cliente consegna immagini / loghi per brochure, banner web e sito web. Tutta la copia revisionata consegnata dal cliente.
1a tappa importante:
Schizzi per la progettazione di tutti i componenti - (imposta la data).
Revisioni / approvazione del cliente entro (data impostata).
Schizzi modificati consegnati da (data impostata).
Revisioni / approvazione del cliente entro (data impostata).
* Ulteriori revisioni cambieranno le pietre miliari. Il brief aggiustato verrà ripresentato al cliente.
2a tappa importante:
Progettazione della seconda fase - (impostare la data).
Revisioni / approvazione del cliente entro (data impostata).
Immagini rivedute consegnate da (data impostata).
* Ulteriori revisioni cambieranno le pietre miliari. Il brief aggiustato verrà ripresentato al cliente.
3a tappa importante:
(Impostare la data)
Presentazione dei progetti completati al cliente per visione / approvazione.
* Ulteriori revisioni cambieranno le pietre miliari. Il brief aggiustato verrà ripresentato al cliente.
4a tappa importante:
(Impostare la data)
Caricamento o consegna alla stampante (data impostata).
pagamenti:
Commissione: $ (costo totale del progetto)
Deposito: $ (quota fissa - dovrebbe essere da un terzo a metà della quota totale). Deposito dovuto all'ora di inizio.
1 ° traguardo: $ (percentuale della commissione totale)
2 ° traguardo: $ (percentuale della commissione totale)
3a tappa importante: $ (percentuale della quota totale)
4a tappa: $ (* idealmente, questa dovrebbe essere la percentuale finale dell'intera quota per il progetto)
* Le modifiche oltre il primo round (ulteriori modifiche) verranno fatturate separatamente al tasso di $ (imposta la tariffa oraria) all'ora.
Diritti:
Il cliente acquista tutti i diritti su design / copyright per lavori resi. Il trasferimento del copyright è subordinato al pagamento completo.
Questo, ovviamente, è solo la base come esempio. Più elencherai, fin nei più piccoli dettagli, più ti proteggerà da "incomprensioni" man mano che il progetto procede. Il più grande problema con qualsiasi progetto è il "ma ho detto ..." o "pensavo che sarebbe ..." e il sempre popolare, "Pensavo che avremmo aggiunto questo?"
Mentre un contratto enuncia diritti, pagamenti e promesse mantenuti solo attraverso una formulazione legale, un brief creativo mostra a tutte le parti come procederà il progetto e, soprattutto, come verranno effettuati i pagamenti. Con un contratto, le persone possono vederlo all'inizio del progetto, ma non lo guarderanno di nuovo finché non minaccerai di denunciarle per aver violato il tuo accordo. Il brief creativo ricorda alle persone ogni fase del modo in cui non lavorerai gratis, le modifiche eccessive costano di più.
Tuttavia, un brief creativo potrebbe dover includere i dati demografici del pubblico target / target. Anche se non l'ho mai sperimentato personalmente, ho sentito di altri designer parlare di clienti che definiscono gli standard di progettazione di un progetto, ma in seguito lamentano che il lavoro non riflette la loro base di consumatori.
Rendi chiaro il linguaggio
Un esempio che posso riferire su un malinteso linguistico è stato un presidente di un'azienda che ha continuato a usare la parola "sofisticato" per un progetto di design. Con ogni schizzo di disegno, lei diceva "No, no, no! Voglio sofisticato! "
Dopo undici tentativi di "sofisticato", alla fine le ho chiesto di mostrarmi alcuni esempi di ciò che le piaceva e l'avrei preso come ispirazione. Dopo aver indicato alcuni esempi, mi sono reso conto che si sbagliava e che era molto pazzo! Quello che voleva davvero era qualcosa di estroso. Questo è un grande e doloroso esempio di incomunicabilità, e quanto funziona una sola parola - un descrittore può causare. Ero in staff presso la compagnia, quindi non era un grosso problema come se fosse un incarico freelance, che sarebbe stato un disastro se fosse un costo fisso. Era solo un'estrema perdita di tempo, e un segno di spunta che si presentava alla mia revisione annuale delle prestazioni come "non ha soddisfatto i desideri del presidente in undici tornate di cambiamenti".
Questo è ancora qualcos'altro che deve essere incluso nel brief creativo. Le parole possono essere male interpretate o usate male. A volte le persone usano le loro mani per descrivere ciò che vogliono, spostandole verso l'alto e verso il basso e lateralmente per specificare dimensioni, layout o "sofisticazione". Il tuo lavoro, come guida creativa, è quello di estrarre dallo strano balbettio quello che è significano davvero, e lo inseriscono nel brief scritto in modo che non ci siano ulteriori round di design che incidono sulla tua commissione o ti portano via da altri progetti.
I dati demografici sono un altro punto importante da chiarire per il brief creativo. Chi è il pubblico previsto? La risposta potrebbe essere "tutti", e potrebbe essere "uomini di 18-28 anni che vivono nella cantina dei loro genitori".
Ricordati di porre queste domande così quando sarai pronto a scrivere il tuo brief da presentare al cliente, non ci saranno buchi che potrebbero far saltare il progetto lungo la strada. Se ci sono buchi o incomprensioni, il tempo ... e il denaro, usciranno dalla tua parte , e questo può aumentare da un anno a migliaia di dollari.
Quando sorgono problemi
Chiunque ti dica di non aver mai avuto problemi con un progetto di design è un bugiardo o uno psicotico. Ci sono progetti che si imbattono in alcune domande durante o dopo il completamento di un progetto. Di solito viene pagato quando un cliente domanda quanto lavoro è stato effettivamente fatto e perché il progetto costa più di $ 79.
Seriamente, ridiamo di questa affermazione, ma sappiamo tutti che è vero. Nei casi in cui è necessario sedersi con il cliente, esaminare tutti gli aspetti del progetto e mostrare la prova di richieste, modifiche e costi sostenuti dall'utente, la cartella conserverà tutte le risposte. Naturalmente, il cliente potrebbe non essere d'accordo sul fatto che la risposta che hanno inviato in una e-mail, che ti dice che tutti i progetti sono approvati è davvero quello che volevano dire, ma che porta ad un'altra strada - corte.
Se sei costretto ad andare in tribunale o nella mediazione, la cartella del progetto è un sogno legale - forse un orgasmo! Tutto per iscritto, in un posto e pronto a presentare come la registrazione di ogni passaggio. Anche se non hai un contratto (dovresti averne uno!), La cartella del progetto e il brief creativo mostreranno l'intenzione, l'accordo e le misure adottate per completare il progetto.
Scoprirai anche che i brief creativi sono utili per i clienti abituali. Nel web design, è importante mantenere i clienti al servizio delle loro mutevoli esigenze web. Man mano che la tecnologia evolve e le aziende crescono, il brief creativo originale serve a ricordarti come il cliente preferisce lavorare con te. La revisione di file di progetti passati e riassunti può anche ricordarti quando è il momento di contattare un cliente per inviare aggiornamenti al proprio sito. È uno strumento meraviglioso che è prezioso per il tuo business. Quindi, corri al tuo negozio di forniture per ufficio, acquista alcune cartelle di file, disegna un breve foglio creativo con il tuo logo e vedrai quanto è facile un grande brief creativo e la cartella del progetto può rendere la tua vita e il tuo business.
Usi un brief creativo? Ha aiutato i tuoi progetti? Fateci sapere le vostre esperienze nei commenti.