Congratulazioni! Hai vinto un lavoro, hai lavorato duramente per creare un grande sito e il cliente è entusiasta dei risultati. Ora, non sarebbe bello essere pagato?
Sebbene la fatturazione non sembri la materia più avvincente, è senza dubbio una delle aree più cruciali per ogni azienda. La tua fattura rispecchia il tuo marchio, rafforza la tua professionalità, è un punto vendita extra per vincere più lavoro e, soprattutto, ti fa pagare. Fai qualcosa di sbagliato e non sarai più in affari a lungo.
Molti liberi professionisti e proprietari di piccole imprese lottano con la creazione di fatture, in particolare quelle che fanno tutto da sole per la propria attività.
Nel post successivo, cercherò di chiarire questo processo, nonché alcuni termini e pratiche ad esso relativi, evitando qualsiasi gergo contabile. Inoltre, ti fornirò 10 bellissimi modelli di fattura che puoi personalizzare e utilizzare immediatamente e ti mostrerò alcuni ottimi strumenti che semplificheranno la tua vita e ti aiuteranno a fatturare come un professionista.
Una fattura o fattura è un documento commerciale rilasciato dal venditore, ricevuto dall'acquirente e che contiene dettagli quali prezzi e quantità di merci, metodi di pagamento e periodo massimo entro il quale l'acquirente deve effettuare il pagamento.
Il venditore è il fornitore o il fornitore di servizi, mentre l'acquirente è il cliente o il cliente.
Questo documento è importante per entrambe le parti in quanto il venditore deve conservare una copia come registro delle vendite e il cliente deve conservare una copia come registrazione del proprio acquisto.
L'invio di una fattura indica che "qualcuno ti deve dei soldi" e una ricevuta di una fattura indica che "devi loro dei soldi".
L'aspetto e il linguaggio delle tue fatture devono essere in linea con il resto del tuo marchio e il messaggio che desideri inviare. Dovrebbe corrispondere al design del biglietto da visita, alla testata, allo slogan e persino ai colori del sito.
Anche se la struttura della fattura dipende dall'industria, ci sono alcuni elementi generali e regole da seguire.
Per ricordarlo più facilmente, puoi dividere la fattura in 6 diverse sezioni:
Contiene dettagli sulla tua azienda (o il tuo nome completo se sei freelance), logo aziendale, dettagli di contatto, informazioni di pagamento ecc.
Se la tua azienda ha uno specifico status legale, ad esempio se negli Stati Uniti è una società, o nel Regno Unito è limitata, devi includere le informazioni specifiche per la tua giurisdizione; questo di solito significa un indirizzo ufficiale e un numero di registrazione, ma le regole variano in modo da verificare con l'ufficio delle imposte locale.
In Europa, se sei registrato IVA, devi includere anche il tuo numero di partita IVA.
Qui è possibile specificare le opzioni di fatturazione come data di emissione - data della fattura, termini netti, data di scadenza, valuta e numero di ordine di acquisto.
Negli affari, il termine 30 netto viene utilizzato per indicare il pagamento entro 30 giorni, o è abbastanza comune vedere 10/15, netto 30 che è un altro modo per dire sconto del 10% se pagato in 15 giorni e netto entro 30 giorni.
Tuttavia, le persone che sono meno consapevoli della terminologia aziendale potrebbero non sapere cosa significa, quindi, a seconda di chi è il tuo acquirente, potrebbe essere preferibile utilizzare un semplice inglese: "Si noti che il pagamento è dovuto entro e non oltre il 07/09/2013 ”.
Inoltre, tieni presente che i formati di data differiscono a livello internazionale - il pagamento dovuto il 07/09/2013 può significare il pagamento a luglio o settembre a seconda della posizione del cliente - in modo da evitare che qualsiasi ambiguità consideri un'espressione più formale come il 9 luglio 2013.
Un altro termine che può anche causare confusione è "Al ricevimento". I libri di testo hanno prodotto un studio interessante che dice che molte persone sembrano interpretarlo come "ogni volta che ne hai voglia".
È come se ricevessero una fattura con le parole "pagabili al momento del ricevimento" e la gettassero immediatamente nella pila "ogni volta". Invece, l'utilizzo di termini specifici come "21 giorni" sembra incentrare la mente del cliente su un periodo di tempo specifico e in realtà ti farà pagare più velocemente di chiedere il pagamento immediato. - Zach Mathew
Questa parte contiene il nome e l'indirizzo del cliente che si sta fatturando. Se ti stai rivolgendo a una società con più uffici, devi specificare la persona o il reparto giusto. Questa potrebbe non essere la persona che hai comunicato durante il progetto, quindi per essere pagato più velocemente, assicurati di chiedere a chi si occuperà di pagarti.
Di solito, la parola Fattura indica il titolo, ma a seconda del tipo, può anche essere Bill, Fattura fiscale, Pro-forma, Fattura rapida ecc. In caso di dubbio, attenersi alla Fattura.
Il numero della fattura è un ID di riferimento univoco e viene utilizzato in caso di corrispondenza. La regola è di non usare mai lo stesso numero per più documenti.
In alcune giurisdizioni è obbligatorio che i tuoi numeri di fattura salgano cronologicamente. Ma non devono essere consecutivi. Se non vuoi che il tuo cliente sappia quanto lavoro sta attraversando la tua scrivania, considera l'aumento del numero di fattura per un numero casuale ogni volta che scrivi una nuova fattura: la tua prima fattura sarà '00007', la prossima sarà '00012', quindi '00014' e così via.
Puoi anche lavorare i codici nel numero della tua fattura per far scorrere la tua memoria al momento delle tasse. Ad esempio 2013-06-WDD-002 può essere tradotto come "Seconda fattura per il Webdesigner Depot nel giugno 2013". Questo dipende da te; sii creativo e trova uno schema di numerazione che fa al caso tuo.
L'elenco dettagliato dovrebbe descrivere chiaramente cosa si sta addebitando per: nome / descrizione del prodotto o servizio, quantità, prezzo unitario, sconto (di solito dato in percentuale), tasse e importo totale addebitato.
La descrizione deve corrispondere ai termini che hai concordato con il tuo cliente, quindi sii il più specifico possibile. Controlla sempre gli errori di battitura, grammaticali o computazionali, poiché creano un'impressione sfavorevole e possono danneggiare la tua reputazione. In effetti, controlla la tua fattura prima di inviarla.
Un'altra cosa da considerare è la quantità e le voci di prezzo unitario e controllare quali sono le regole. Ad esempio, per le aziende del Regno Unito, se la tua azienda è registrata con IVA e le regole HMRC relative alle fatture IVA, devi indicare che devi includere il prezzo unitario nella fattura.
Se addebiti l'ora, puoi specificare il numero di ore che hai speso e la tua tariffa oraria.
I totali parziali e i totali con una ripartizione delle imposte devono essere calcolati sotto la tabella.
Assicurati che tutto sia chiaro come giorno, perché se il cliente non è in grado di identificare il totale che gli viene chiesto di pagare, è molto probabile che la tua fattura venga eliminata nella pila "trattativa successiva".
Questa è una casella per il tuo messaggio personalizzato o nota che descrive i termini della fattura in modo più approfondito. Ad esempio se accetti più di un metodo di pagamento, qui puoi specificare quale preferisci. È un assegno, bonifico bancario o PayPal?
Inoltre è un posto perfetto per mostrare apprezzamento. Ricorda, essere educato e può davvero farti pagare più velocemente. Alcuni studi affermano che un semplice "ringraziamento" può aumentare la percentuale di fatture pagate rapidamente di oltre il 5%. Analogamente, questo potrebbe essere tradotto in un sacco di soldi all'anno.
Anche se un canone in ritardo non è il mio modo preferito per chiedere il pagamento in tempo, tieni presente che qui puoi specificare anche questo. Ad esempio: "Interessi maturati al 5% al mese in seguito".
La tua fattura è uno strumento di marketing nascosto. Immagina quanto sarebbe bello se riuscissi a far risaltare il tuo documento tra centinaia di altri. Personalmente sono più interessato a lavorare con clienti che mi inviano fatture creative. Una fattura ben progettata può farti piacere.
Per iniziare abbiamo impostato 10 modelli per il download gratuito, ricorda di inserire il tuo marchio e personalizzare la formulazione per una fattura efficace.
Come si fatturano i clienti? Quali consigli vorresti condividere per essere pagati in tempo? Fateci sapere nei commenti.
Fatture gentilmente progettate da Dimitar Stojanov.
Immagine in primo piano / miniatura, immagine della fattura via Shutterstock.