The Ultimate Guide to Design Meetings
L'idea di base di un incontro è semplice: è quando due o più persone si riuniscono per discutere uno o più argomenti. Può essere in un ambiente formale o informale. Può essere tra le persone all'interno di un'organizzazione o tra persone in più di un'organizzazione.
Il concetto dell'incontro è antico. Al loro livello più elementare, si tengono incontri per riunire le persone per parlare di cose. Ci possono essere delle buone ragioni per organizzare riunioni e cattive ragioni per tenere riunioni, entrambe le quali discuteremo.
Vi sono anche diversi tipi di riunioni, alcune delle quali sono intrinsecamente più produttive di altre.
Quando averli
Ci sono alcuni ottimi motivi per avere incontri. Ci sono molte volte in cui un incontro è il modo migliore per fare qualcosa.
Le vendite e le riunioni con i clienti sono un momento ovvio in cui sono necessarie le riunioni. Oltre a ciò, però, ci sono altre buone ragioni per le riunioni:
- Sessioni di brainstorming : queste sono spesso molto più facili da fare faccia a faccia, anche se ciò significa virtualmente.
- Per costruire il supporto per una decisione : mentre le riunioni per prendere decisioni sono spesso perditempo, le riunioni per creare supporto una volta che una decisione è stata presa sono a volte una buona idea.
- Per coprire qualcosa di importante : a volte, un piccolo incontro è un buon modo per coprire qualcosa di importante con una persona chiave. Questo può essere particolarmente vero se le notizie importanti non sono particolarmente positive. L'interazione faccia a faccia è spesso un modo molto migliore per rompere le cattive notizie rispetto a qualcosa di impersonale come una email.
Quando saltarli
Gli incontri sono spesso incredibilmente inefficienti modi di comunicare con dipendenti, membri del team e persino clienti. Possono interrompere la giornata lavorativa in modi molto dannosi per la produttività. Possono richiedere molto più tempo del previsto. E molte volte, non portano a nessun tipo di conclusione produttiva.
Se non c'è una buona ragione per avere una riunione invece di altre forme di comunicazione, allora è meglio esplorare altre opzioni per ottenere il risultato che speravi di ottenere da una riunione.
Ecco alcuni cattivi motivi per avere riunioni:
- Riunioni sullo stato : spesso vengono tenute solo per informare le persone di ciò che sta accadendo con qualcosa, ma nella maggior parte dei casi, un'e-mail o una comunicazione simile è più efficace e consuma molto meno tempo.
- Riunioni di aggiornamento : come le riunioni di stato, le riunioni di aggiornamento vengono utilizzate quando i membri di un team hanno bisogno di aggiornare la propria posizione rispetto a un progetto. E ancora, e-mail o altri messaggi basati su testo sarebbero più efficienti.
- Per far sentire tutti : questi tipi di riunioni spesso sprecano una quantità incredibile di tempo, anche se sono gestiti bene. Invece, chiedi a tutti di inviare le loro idee o preoccupazioni, e poi trova i modi per affrontarle (che potrebbero includere una riunione).
Ora, naturalmente, ci sono momenti in cui le riunioni hanno più a che fare con le aspettative sociali che con il lavoro effettivamente svolto. Questo è particolarmente vero quando si tratta di riunioni con i clienti. Alcuni clienti sentono il bisogno di quella "face time" con le persone che assumono, e potrebbe essere necessario affrontarlo o rischiare di perdere il cliente. In questi casi, è meglio pianificare alcune comunicazioni di follow-up per chiarire qualsiasi argomento discusso durante l'incontro.
Chi dovrebbe essere incluso
È importante che ogni persona inclusa in una riunione abbia effettivamente bisogno di essere lì, e che tutti coloro che hanno bisogno di essere lì siano effettivamente lì.
Se vi state incontrando su un particolare progetto, allora tutti quelli coinvolti in quel progetto dovrebbero essere lì. Se vi state incontrando con i clienti, assicuratevi che i veri responsabili delle decisioni siano lì se possibile. Vuoi parlare direttamente con la persona che prende effettivamente le decisioni, piuttosto che con un altro membro del personale su cui devi fare affidamento per trasmettere con precisione ciò che hai detto.
I tipi di riunioni
Ci sono molti tipi diversi di incontri. Alcuni sono molto utili, mentre altri lo sono meno.
Riunioni interne
Gli incontri interni, altrimenti noti come riunioni del personale o riunioni di team, si svolgono all'interno della tua organizzazione. Possono includere l'intero staff (raramente una buona idea) o solo specifici membri del team chiave.
Le riunioni interne possono essere tenute per una serie di motivi, ma la maggior parte delle volte si svolgono quando la condivisione e la discussione di informazioni devono avvenire all'interno di un gruppo.
Ci sono alcuni buoni motivi per tenere riunioni interne:
- Sessioni di brainstorming
- Riunioni sugli obiettivi
- Team building (questi sono spesso tenuti fuori dall'ufficio, anche se non necessariamente)
- Riunioni di grandi dimensioni (generalmente tenute solo una volta all'anno o giù di lì)
Gli incontri interni tendono ad essere i più inclini a perdere tempo, comunque. Ci sono spesso modi migliori per comunicare e lavorare in modo efficace insieme piuttosto che avere incontri formali, quindi state attenti a usarli come distrazione.
Riunioni remote e virtuali
Gli incontri virtuali stanno diventando sempre più comuni poiché più team e aziende impiegano lavoratori remoti. Alcune società operano senza altro che un ufficio virtuale, il che significa che hanno quasi esclusivamente riunioni remote.
Questi sono generalmente fatti tramite strumenti come Skype o altri servizi di web conferencing. Esistono anche una serie di altri strumenti di conferenza e collaborazione in remoto, a seconda di ciò che è necessario realizzare. E, naturalmente, c'è sempre il segno distintivo della riunione a distanza: la chiamata in conferenza.
Incontri di vendita
Gli incontri di vendita si svolgono con potenziali clienti e spesso rappresentano una situazione di tipo "conoscendoti meglio". Gli obiettivi qui sono di conoscere il cliente e convincerli che sei la squadra giusta per il lavoro (o almeno non la squadra sbagliata).
Le riunioni di vendita potrebbero essere tenute nel tuo ufficio, nell'ufficio del cliente o in una terza sede come un ristorante o un coffee shop.
Ci sono alcune chiavi per le riunioni di vendita, soprattutto se vi state incontrando da qualche parte in pubblico.
- Se stai organizzando l'incontro nel tuo ufficio, fornisci almeno alcuni rinfreschi leggeri come il caffè.
- Se vai nell'ufficio del cliente, sii consapevole del codice di abbigliamento della loro sede di attività. Anche se non devi necessariamente abbinarlo completamente, non vuoi presentarti in un completo a tre pezzi quando tutti sono in jeans e maglietta o viceversa.
- Prendi spunti dal tuo potenziale cliente per quanto riguarda cibo e bevande se ti trovi in un ristorante. Se non ordinano l'alcol, non dovresti neanche. Anche se il tuo cliente sta bevendo pesantemente, non dovresti esserlo. Rimani professionale!
- Aspettatevi di ritirare la scheda se portate un cliente in un ristorante, un coffeeshop, ecc.
- È una buona idea pensare a un incontro di vendita un po 'come un primo appuntamento: vuoi trovare un terreno comune dando una buona (ma accurata) prima impressione.
Gli incontri di vendita sono spesso considerati un male necessario. Alcune persone prosperano in queste impostazioni e possono chiudere un accordo con un cliente senza problemi. Altre persone li odiano ed evitali se possibile. Ma sfortunatamente, alcuni clienti insisteranno su questo tipo di riunione prima che siano disposti a lavorare con voi.
Riunioni con clienti esistenti
A volte un cliente con cui stai già lavorando vorrà un incontro. Questo è spesso fatto per ottenere aggiornamenti sul progetto, o se lo scopo del progetto deve cambiare.
A volte incontrerai un luogo neutrale, ma questi incontri sono spesso tenuti nell'ufficio del tuo o del cliente. Ancora una volta, come una riunione di vendita, ti consigliamo di fornire alcuni rinfreschi di base se vi state incontrando in ufficio.
L'incontro iniziale è un tipo di riunione di pianificazione molto comune che potrebbe essere necessario avere per ogni nuovo cliente. Questo è quando il cliente e la maggior parte del team di progetto si incontrano all'inizio di un progetto per conoscersi e discutere il ruolo di ciascun membro del team. In alcuni casi questo non verrà mantenuto con un cliente e sarà invece una riunione interna.
Riunioni annuali
Gli incontri annuali sono un po 'diversi, e spesso sono più simili a conferenze di quelli che tendiamo a considerare come incontri. Un incontro annuale riunirà tutti i membri di un'organizzazione e talvolta include relatori, workshop, corsi e simili.
Questi sono più comuni nelle grandi aziende con molti uffici, anche se sono piuttosto comuni tra le aziende che hanno una forza lavoro distribuita. È un buon modo per i dipendenti che raramente interagiscono di persona per connettersi e possono rafforzare la cultura interna dell'azienda.
Incontri con i clienti sopravvissuti
Le riunioni con i clienti mettono più pressione su di te rispetto alla riunione interna media. Devi fare un'impressione professionale sia che si tratti del primo incontro o del quindicesimo. Ci sono alcune cose che puoi fare per assicurarti che le tue riunioni con i clienti siano efficaci.
Hai bisogno di un ordine del giorno
Ogni incontro che hai con i clienti dovrebbe avere un ordine del giorno, anche se è solo nella tua testa. Le riunioni si svolgono per una ragione e ci sono alcune cose che devono essere affrontate. Chiedi al tuo cliente qual è lo scopo dell'incontro (se lo hanno richiesto) in modo da avere una visione chiara di ciò che deve essere realizzato.
Stabilisci obiettivi chiave
Questo si collega direttamente all'agenda, anche se non è necessariamente la stessa cosa. I tuoi obiettivi per l'incontro potrebbero essere quello di chiarire alcuni aspetti di un progetto o di far firmare al cliente un'idea che hai. In entrambi i casi, sapere quali sono i tuoi obiettivi nell'incontro e sapere quali sono gli obiettivi del cliente, renderà la riunione più fluida.
Fai buone domande
Nella maggior parte delle riunioni con i clienti, si desidera raccogliere informazioni dal cliente, anche se tali informazioni sono feedback sulle proprie idee o proposte. Ponendo buone domande ai tuoi clienti, sarai in grado di arrivare alla radice di ciò che vogliono e di ciò che realmente pensano. In alcuni casi, i clienti stessi potrebbero non sapere quello che vogliono, e solo facendo domande su di loro sarai in grado di condurli a una conclusione.
Assicurati che ci siano le persone giuste
Come già accennato, è necessario assicurarsi che i decisori chiave di qualsiasi progetto siano presenti alle riunioni. Senza di loro, l'incontro non può raggiungere una conclusione o una risoluzione effettive e si rischia di essere scoperti in un ciclo infinito di follow-up.
Durante la creazione di una riunione con il cliente, è bene informarsi e richiedere specificamente che alcuni decisori chiave saranno presenti (se si sa chi sono). Se non sai chi sono, allora è accettabile chiedere a chiunque incontri se ci sono altre persone coinvolte nel processo decisionale e vedere se parteciperanno.
Essere preparato
Essere preparati è duplice. Innanzitutto, è necessario assicurarsi di disporre di tutte le informazioni necessarie per presentare correttamente al proprio cliente. Questo include aiuti visivi se necessario, così come eventuali prototipi o prototipi reali che potresti avere.
Se non ti stai incontrando in ufficio, assicurati di avere accesso a Wi-Fi se hai bisogno di mostrare le risorse online. Avere un piano di riserva per ogni evenienza. Niente sembra più poco professionale di quando ti presenti a una riunione e non sei in grado di mostrare loro ciò che hai promesso.
In secondo luogo, è inevitabile che i tuoi clienti abbiano alcune domande o obiezioni a qualsiasi cosa tu stia incontrando. È fondamentale essere preparati per quelle domande o obiezioni. A volte può essere una buona idea praticare una presentazione di fronte agli altri, per vedere quali domande o obiezioni potrebbero avere come un modo per prepararsi.
Prendi nota
Dovresti sempre prendere appunti durante qualsiasi riunione del cliente. Non puoi fare affidamento sulla tua memoria per ricordare dettagli importanti o punti di discussione. Può essere utile anche solo un ampio schema di ciò che è stato discusso.
Una tecnica che può essere utile se prendere appunti durante l'incontro vero e proprio non è conveniente, o se si è in grado solo di annotare alcune cose, è di prendere appunti immediatamente dopo la riunione. Se durante l'incontro hai preso qualche appunto, e poi dai cinque ai dieci minuti dopo per dare corpo a quelle persone e prendere nota di altre idee che ti vengono in mente, è meno probabile che tu dimentichi qualcosa di importante.
Invia un riepilogo post-riunione
È vitale che tutti i partecipanti alla riunione siano una sola pagina alla fine. Ecco perché il riepilogo post-riunione può essere uno strumento incredibilmente utile. Prenditi qualche minuto per scrivere un riassunto dell'incontro, includendo in particolare le conclusioni raggiunte o le eventuali azioni da intraprendere.
Assegna compiti di follow-up
Con ogni probabilità lascerai un incontro con un elenco di cose che devono essere fatte dopo. A meno che tu non li gestisca da soli, assicurati che ogni attività sia assegnata a un membro del team per il completamento.
Rendere produttivi gli incontri interni
Considerando che 37 miliardi di dollari in costi salariali sono sprecati ogni anno in riunioni inutili e improduttive per le imprese statunitensi da solo, è fondamentale limitare i vostri incontri e tenerli sulla giusta strada.
Ci sono un sacco di modi possibili per le riunioni interne di andare fuori strada e perdere tempo. È il motivo per cui così tante aziende li evitano completamente. Ma ci sono alcune chiavi per mantenere produttivi i tuoi meeting necessari.
Considera i tempi
Quando hai le tue riunioni è una parte molto importante di quanto siano efficaci. Anche se l'incontro potrebbe durare solo 30 minuti, se interrompe il tempo più produttivo dei giorni dei dipendenti, non è un buon uso del tempo. Prendi in considerazione l'idea di organizzare riunioni in mattinata (quando molti impiegati perdono tempo a prendere un caffè e a chiacchierare con i colleghi o a svolgere attività umilianti come recuperare la posta elettronica) o dopo pranzo.
Alcuni dei momenti peggiori per gli incontri sono proprio prima di pranzo (tutti hanno fame e vogliono andarsene) e alla fine della giornata (le persone sono più concentrate sul finire il loro lavoro in modo che possano tornare a casa per la notte). La metà mattina e metà pomeriggio può essere buona o cattiva, a seconda dei cicli di lavoro dei dipendenti.
Definire uno scopo e un ordine del giorno
Ogni riunione dovrebbe avere uno scopo, che dovrebbe essere definito prima della riunione. Oltre a ciò, lo scopo dell'incontro deve essere condiviso con quelli che partecipano alla riunione in modo che sappiano cosa aspettarsi.
Niente provoca più stress o più tempo perso di un incontro misterioso di cui i dipendenti non conoscono lo scopo. Ciò è particolarmente vero se la società sta subendo qualsiasi tipo di cambiamento o sta avendo problemi finanziari o altro (o se si dice che abbia problemi).
Spesso i dipendenti si chiedono se il prossimo incontro sarà quello in cui scopriranno licenziamenti di massa, grandi cambiamenti alla struttura del dipartimento o mansioni lavorative, o peggio; la società stessa che chiude. Ciò toglie la loro produttività prima dell'incontro, poiché rimangono preoccupati per ciò che la riunione includerà.
Un'agenda per l'incontro dovrebbe essere inviata prima dell'inizio della riunione. Dovrebbe chiaramente delineare ciò che sarà discusso, così come il tempo e la durata della riunione.
Rimani in argomento
Dal momento che hai un ordine del giorno, è più facile rimanere in tema durante l'incontro. Se i partecipanti sollevano argomenti aggiuntivi, prendi nota di loro per discuterne in un secondo momento, ma non passare dall'agenda.
Può anche essere utile chiedere ad un partecipante specifico di essere responsabile di mantenere le cose in pista. È un lavoro importante, che deve essere gestito se hai qualche speranza di rendere produttivi i tuoi incontri.
Dovrebbero partecipare solo le persone necessarie
Perché sprecare il tempo dei dipendenti che non devono essere presenti a una riunione? Dovrebbero essere presenti solo le persone direttamente coinvolte in qualunque argomento della riunione. A volte questo significa dividersi in più di una riunione, in modo che gli argomenti siano rilevanti per ogni gruppo di partecipanti. Questa è un'idea molto migliore che richiedere ai dipendenti che devono essere presenti solo per una piccola parte di una riunione di perdere un'ora della loro giornata lavorativa.
Preparare adeguatamente
Una volta che hai in mano la tua agenda, puoi prepararti adeguatamente all'incontro. Assicurati di disporre di tutto ciò di cui hai bisogno e assicurati che le informazioni che i tuoi partecipanti hanno bisogno in anticipo siano condivise prima dell'avvio della riunione. L'ultima cosa che dovresti fare quando inizia la riunione è guardare attraverso le note a caso per cercare di capire da dove cominciare o cosa coprire.
Questo è anche il motivo per cui è importante condividere la tua agenda con i partecipanti, in modo che abbiano anche il tempo per prepararsi adeguatamente.
Attenersi al tempo
Ogni riunione dovrebbe avere un'ora di inizio e un'ora di fine. Quei tempi dovrebbero essere rispettati. Ciò significa iniziare la riunione in tempo, anche se non tutti sono lì. Significa anche terminare l'incontro anche se non tutto è stato coperto. L'applicazione forzata di questo ti renderà più efficiente, poiché avrai meno probabilità di virare se sai che devi superare certe cose in un certo periodo di tempo.
Se qualcuno è in ritardo, non prendere tempo dalla riunione stessa per ricapitolare le cose per loro. Tutto ciò che fa è punire chi ha fatto uno sforzo per essere puntuale e sprecare parte dell'incontro.
Devi anche mantenere i tuoi incontri brevi. Un incontro dovrebbe praticamente non durare più di un'ora e limitarlo a trenta o anche quindici minuti è un'idea molto migliore. Più breve è l'incontro, più è facile rimanere in pista e meno tempo hai per uscire dal tema. Crea anche un senso di urgenza tra coloro che partecipano, e troverai più facile spostarti rapidamente tra gli argomenti.
L'unica eccezione alla regola delle riunioni brevi riguarda le sessioni di brainstorming. Ma anche questi dovrebbero essere suddivisi in sessioni più brevi per evitare il burnout. Fare il brainstorming per un'ora e poi fare una pausa per un po 'prima di tornare ad esso può essere molto più produttivo di cercare di lavorare dritto per due o tre ore.
Incoraggiare la partecipazione
Le riunioni dovrebbero coinvolgere i presenti, in modo che siano più propensi a prestare effettivamente attenzione e ottenere qualcosa dall'incontro. Fai domande, chiedi idee e chiedi feedback al termine dell'incontro. Può anche essere una buona idea chiedere un rapporto sullo stile post mortem dai dipendenti dopo la riunione, in modo da poter migliorare le cose la volta successiva.
Dare ai dipendenti l'agenda e altre importanti informazioni prima della riunione significa che saranno più preparati a porre domande o offrire informazioni dettagliate quando richiesto.
Prendi buoni appunti
A qualcuno alla riunione dovrebbe essere assegnato il compito di prendere appunti e poi di distribuirli al gruppo dopo la fine della riunione. Mentre le riunioni formali potrebbero non essere necessarie, le note sono sempre una buona idea.
Incoraggia anche i partecipanti a prendere appunti, anche se non essere sorpreso se alcuni non lo fanno. Alcune persone preferiscono assorbire durante l'incontro e prestare attenzione a tutto ciò che viene detto, e prenderà appunti dopo la fine della riunione.
Assegna i follow-up
Alla fine degli incontri più efficaci, ci saranno alcuni compiti che devono essere completati. Ciò potrebbe includere attività che sono emerse dall'agenda della riunione o aree in cui sono necessarie maggiori informazioni per poter prendere una decisione.
Prenditi un minuto per assegnare ciascuno di questi compiti di follow-up a chiunque sia il più adatto a completarli. Assegnandoli in modo specifico, verranno effettivamente eseguiti e qualcuno sarà responsabile se non lo farà. Altrimenti rischi che la prossima riunione sia meno efficace perché non tutto è stato gestito dalla riunione precedente.
Gestione di riunioni remote
Con sempre più team di progettazione decentrati e lavorando da remoto, la riunione remota sta diventando sempre più popolare. Mentre molte delle stesse cose si applicano alle riunioni virtuali che si applicano a quelle tenute di persona, ci sono alcune considerazioni speciali.
Prima di tutto, potrebbe essere necessario capire la condivisione dello schermo per alcuni o tutti i partecipanti alla riunione. Anche se la condivisione dello schermo non è necessaria, potresti aver bisogno di una lavagna virtuale o qualcosa di simile per condividere idee.
Probabilmente vorrai utilizzare video web, come Skype, per rendere le tue riunioni remote più personali. Questo è particolarmente importante se incontri persone che non hai incontrato di persona.
Nei piccoli meeting, potresti voler disattivare la funzione di silenziamento per mantenere tutti più coinvolti. Ciò può anche essere una distrazione, in particolare se alcuni dei tuoi partecipanti remoti lavorano da casa e potrebbero avere altre cose in corso in background. Quindi consideralo, ma non considerarlo una regola dura e veloce.
Come le riunioni del mondo reale, dovresti comunque rispettare un tempo e un'agenda stabiliti, e assicurarti di iniziare e terminare il tuo incontro in tempo.
Risorse per le riunioni remote
Hangout di Google+ è un servizio gratuito di Google che è un ottimo modo per parlare faccia a faccia, puoi connetterti da qualsiasi dispositivo e persino avviare una videochiamata direttamente da Gmail.
Skype offre una chat video di gruppo perfetta per riunioni remote.
Yugma offre conferenze web gratuite ea pagamento per grandi e piccole imprese.
WebEx , da Cisco, offre riunioni virtuali a partire da soli $ 19 al mese (anche se esiste un piano gratuito che consente a un massimo di 3 persone di incontrarsi). Offrono anche strumenti per la formazione sul web e gli eventi.
Voxwire è una soluzione di web conferencing semplice che funziona su dispositivi mobili (inclusi iOS, Blackberry e Android) e non richiede download.
Spreed offre condivisione dello schermo, supporto per presentazioni, lavagne con esportazione PDF e altro.
ReadyTalk offre web, audio e videoconferenze e offre anche webinar automatici "Simulive".
Mikogo consente di ospitare riunioni, offrire presentazioni o persino fornire supporto remoto con account gratuiti e a pagamento.
Andare alla riunione offre videoconferenze e condivisione dello schermo per un massimo di 3 persone gratuitamente, con account a pagamento per più utenti.
GatherPlace è un modo semplice per la conferenza web che offre una prova gratuita di 14 giorni.
BeamYourScreen offre una facile condivisione dello schermo per riunioni online, conferenze Web e altro ancora.
Vyew offre collaborazione visiva in tempo reale senza installazioni necessarie.
Twiddla è un "parco giochi per riunioni" basato sul web che non richiede alcun set-up e offre una prova gratuita di 30 giorni.
Sync.in è un word processor online che offre funzionalità di collaborazione in tempo reale.
Unisciti a me offre la condivisione istantanea dello schermo con audio illimitato e altri potenti strumenti.
fuoco di bivacco offre collaborazione in team con chat in tempo reale. Ti consente di condividere testo, file e codice in tempo reale con le trascrizioni.
Riunione Zoho ti consente di connetterti e condividere la condivisione con altri utenti e include conferenze audio integrate.
Spoletta offre modi gratuiti per incontrarsi e condividere in remoto e funziona con una varietà di piattaforme.
calca offre strumenti di collaborazione senza soluzione di continuità per i team distribuiti ed è ottimizzato per i dispositivi mobili.
Meetin.gs offre strumenti per la pianificazione di riunioni facili e si integra con Skype, Hangouts e Lync.
MeetingBurner offre strumenti di webinar e di condivisione dello schermo ed è gratuito per un massimo di 10 persone senza necessità di installazione.
Conclusione
Le riunioni sono un argomento delicato che può stimolare la tua attività e migliorare il tuo lavoro, o assorbire la tua produttività e creare più problemi di quanti ne risolvano. Pianificare riunioni efficaci e utilizzare solo le riunioni quando sono effettivamente necessarie è una buona abitudine per entrare e una che non è particolarmente difficile.
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