Affari e tecnologia

Impostazione dell'ambiente di lavoro ottimale

Quanto tempo sprechi nel giorno medio alla ricerca di oggetti sepolti da qualche parte sulla tua scrivania? O alzarsi per prendere qualcosa dall'altra parte del tuo ufficio? O altrimenti recuperando le cose che ti servono per fare il tuo lavoro?

Se hai sommato tutti quei secondi e minuti sprecati, potresti essere sorpreso della percentuale della tua giornata che occupa.

Prendersi il tempo necessario per creare uno spazio di lavoro ottimale può far risparmiare ore o giorni nel corso di un anno.

Vale la pena impiegare un giorno o due per impostare la scrivania e l'area di lavoro in modo da adattarsi meglio al modo in cui si lavora per risparmiare tempo in seguito. E il processo non è difficile.

Ci vuole solo molto tempo per pianificare e approfondire il modo in cui lavori meglio e quindi impostare entrambi gli spazi di lavoro fisici e virtuali per soddisfare al meglio i tuoi metodi di lavoro.

Come accennato, è una buona idea riservare un giorno o poco più per ottimizzare il tuo spazio di lavoro. Probabilmente vedrai gli effetti positivi sul tuo tempo quasi immediatamente e noterai subito anche molta meno frustrazione.

Non esattamente un ambiente di lavoro ottimale. Immagine di cybrgrl.


Come lavori?

Supponiamo che la maggior parte delle persone che leggono questo post siano web designer e / o sviluppatori. Ciò elimina molte possibilità nell'arena "come si lavora". Ma ci sono ancora molte differenze su come funzionano i singoli web designer e sviluppatori. Se si desidera impostare lo spazio di lavoro ottimale, è necessario capire esattamente come si lavora meglio.

Pensa a come lavori ora e come potresti migliorare la tua produttività se avessi altri strumenti e sistemi in atto.

Non tentare di rinnovare completamente i metodi di lavoro, poiché è improbabile che si attacchi ai nuovi sistemi se non si integrano con il modo in cui sei abituato a lavorare. I piccoli passi spesso ti porteranno risultati migliori rispetto a cambiare tutto in una volta.

Fai una lista delle cose che fai normalmente in un giorno lavorativo e come completi queste attività. La tua routine potrebbe essere abbastanza simile da un giorno all'altro, oppure potresti fare cose completamente diverse in determinati giorni della settimana. Includere tutte le attività che si completano regolarmente, sia su base giornaliera, settimanale o mensile.

Che tipo di organizzatore sei?

La prossima cosa da considerare è come ti organizzi. Usi un organizzatore di carta o un sistema di archiviazione? Appunti su post-it? Un elenco di cose da fare sul computer o un project manager?

Immagine di Adam UXB Smith

Se si utilizza un sistema basato su carta, pensare a come deve essere sistemato all'interno dell'area di lavoro. Hai un grande organizzatore che ha bisogno di spazio a portata di mano sulla tua scrivania? O usi post-it che devi essere in grado di attaccare al tuo desktop o alle pareti che circondano la tua scrivania? Saresti meglio servito da qualcosa come una lavagna?

Pensa a come ti organizzi e fai una lista delle cose che sono necessarie per questo. Avrai bisogno di incorporare queste cose nel tuo spazio di lavoro, ma questo arriverà un po 'più tardi.

Quali materiali sono importanti per il tuo lavoro?

Ovviamente un computer e probabilmente una stampante saranno presenti in questo elenco. Ma di quali altri strumenti hai bisogno? Potresti avere altoparlanti esterni, uno scanner piano, una lampada da tavolo, carta, penne, una docking station per iPod o innumerevoli altri strumenti di cui hai bisogno e / o vuoi lavorare.

Immagine di William Hook

Di nuovo, fai un elenco di ciò che è importante per te. Quindi dovrai eliminare tutte le altre cose che non sono necessarie sulla tua scrivania.

Rimuovere la confusione è importante, perché renderà molto più facile per te mantenere tutto organizzato. Ricorda: il disordine è il nemico di uno spazio di lavoro ottimale. Ogni volta che devi interrompere ciò che stai facendo per cercare qualcosa, sei meno efficiente e meno produttivo.

Sfere d'importanza

Ora che hai capito come lavori e cosa è importante per il tuo flusso di lavoro, è ora di iniziare a riorganizzare il tuo spazio di lavoro. Dal momento che molti di voi leggono questo sono web designer o sviluppatori, facciamo del vostro computer il fulcro del vostro layout. Per la maggior parte di voi, è dove si fa la maggior parte del proprio lavoro.

Da lì, scopri cos'altro usi più spesso. Questo potrebbe essere il tuo organizzatore, carta millimetrata, grana o altro. Metti questo a portata di mano del tuo computer. Un'altra cosa che dovrebbe sempre essere a portata di mano è la pattumiera e i contenitori per il riciclaggio. È importante mantenere la scrivania pulita, il che significa buttare via le cose prima che abbiano la possibilità di accumularsi.

Pensa alle altre cose che ti piace tenere a portata di mano del tuo spazio di lavoro. Potrebbero essere file client, libri di riferimento che utilizzi spesso, stampante o scanner o qualsiasi altra cosa che usi quotidianamente. Queste cose dovrebbero essere situate a portata di mano o appena oltre.

Poi pensa alle altre cose che devi tenere nel tuo ufficio, ma forse usane solo una o due volte alla settimana o meno. Non è così importante dove li metti, anche se li vuoi comunque facilmente accessibili. Possono andare su una libreria, o in un cassetto, o in qualsiasi altro posto per loro dove è possibile mantenere tutto organizzato.

L'obiettivo qui è assicurarsi che le cose che usi più spesso siano più vicine a te, mentre le cose che usi meno spesso sono più lontane. Sta andando a variare un po 'per tutti.

Per me, le cose che devono essere frontali e centrali sulla mia scrivania sono il mio computer, un notebook o due (o sei), penne, il mio telefono cellulare e il mio dock. Per qualcun altro, una tavoletta grafica o un organizzatore potrebbe essere più importante e avere bisogno di essere in quella sfera immediata. Altri potrebbero desiderare che la stampante sia a portata di mano se stampano costantemente.

Tutto al suo posto

All'interno di ogni sfera di importanza, è necessario assicurarsi che ogni cosa abbia un posto a cui appartiene. Ciò significa avere un qualche tipo di supporto per le tue penne, un posto specifico dove tenere il tuo pianificatore o l'organizzatore e un posto designato per quei libri di riferimento che vuoi tenere a portata di mano.

Immagine di AdamSelwood

Pensa al modo in cui organizzi. Per alcune persone, potresti voler tenere le cose come le penne nel cassetto della tua scrivania. Per gli altri, potresti volere una tazza o una scatola sulla tua scrivania per loro. Lo stesso vale per libri o quaderni. Alcune persone potrebbero volere uno scaffale per tenerle accese, mentre altre saranno felici con uno stack sulla scrivania. Non c'è giusto o sbagliato qui.

Una volta che tutto ha il suo posto, assicurati che ogni cosa venga restituita in quel posto alla fine di ogni giornata, o anche meglio: non appena hai finito. Ciò manterrà la scrivania senza ingombri e renderà più facile trovare le cose quando ne hai bisogno, rendendoti più produttivo.

Potresti decidere di aver bisogno di cose per mantenere organizzata la tua scrivania. Questo va bene, ma non esagerare. Le soluzioni più semplici sono spesso le migliori. Prendi in considerazione l'acquisto di oggetti come gli organizzatori di un cassetto della scrivania, una sorta di contenitore per contenere penne e matite e possibilmente una casella di posta o un supporto per i file del desktop.

Di nuovo, assicurati di acquistare solo cose che si adattano al tuo modo di lavorare e non ti causeranno più problemi o contribuiranno a creare confusione.

Sbarazzarsi di distrazioni

Le distrazioni sul desktop interferiranno con il modo produttivo in cui puoi lavorare. Ciò non significa necessariamente che devi mantenere la tua scrivania interamente spartana, ma significa che qualsiasi cosa che potenzialmente ti distrae dovrebbe essere rimossa.

Immagine di mkosut

Distinguere tra distrazioni e aiuti creativi. Se qualcosa ti aiuta effettivamente nel processo creativo, mantienilo. Ma se lo usi come scusa per non lavorare, mettilo altrove.

Mantenimento dello spazio di lavoro ottimale

Una volta impostato lo spazio di lavoro, è necessario mantenerlo in modo che continui a essere uno spazio di lavoro ottimale.

La maggior parte di queste cose dovrebbe essere fatta ogni giorno, sia all'inizio che alla fine della giornata di lavoro (che dipende completamente da te e dipende se preferisci organizzarti alla fine della giornata o all'inizio).

Personalmente, consiglio di fare i tuoi lavori di manutenzione alla fine della giornata per alcuni motivi: in primo luogo, perché avrai più probabilità di farlo rapidamente e senza distrazioni quando hai finito il lavoro (al mattino potresti essere più tentato di indugiare e procrastinare). Secondo, perché è bello venire al lavoro al mattino per una scrivania pulita e organizzata.

Prima di tutto, assicurati che la spazzatura venga buttata via o riciclata. Non importa se si tratta di un mazzo di schizzi disegnati a mano di un sito web o di lattine vuote o di qualsiasi altra cosa, se si tratta di spazzatura, mettila dove appartiene. Luoghi che non appartengono includono la parte superiore della scrivania, sotto la scrivania o ovunque intorno alla scrivania che non è un bidone della spazzatura. Onestamente, questa è una di quelle cose che dovrebbero essere fatte non appena generate la spazzatura, ma almeno una volta al giorno è vitale. Non c'è niente di peggio che iniziare la tua giornata di lavoro circondata dalla spazzatura.

Assicurati di rimettere tutto al suo posto quando hai finito, o almeno una volta al giorno. In questo modo, quando hai bisogno di quello che è, è dove puoi trovarlo. Se tutto ha il suo posto designato, questo dovrebbe richiedere solo un paio di minuti.

Una volta alla settimana, rivedi il tuo sistema. Assicurati che tutto sia nella giusta sfera o importanza e muovi le cose se necessario. Man mano che il tuo sistema diventa più raffinato, potresti doverlo rivedere solo mensilmente o anche meno. Non aver paura di cambiare le cose mentre cambiano i tuoi metodi di lavoro. E non aver paura di cambiare le cose se un nuovo accordo non sta funzionando per te.

Spazio di lavoro virtuale

Abbiamo parlato molto del tuo spazio di lavoro fisico, ma come designer e sviluppatori, è probabile che più del tuo lavoro si svolga in uno spazio virtuale. È importante organizzare lo spazio di lavoro virtuale per una produttività ottimale.

Immagine di Todd W Carpenter

Così spesso, le persone cercano di creare il proprio spazio di lavoro virtuale basandosi su ciò che pensano che lo spazio di lavoro debba essere. Si sforzano per un desktop minimalista, o organizzano le loro cartelle e file in un determinato modo perché hanno sentito che è così che un altro designer o sviluppatore lo fa.

Dimentica il modo in cui pensi che il tuo spazio di lavoro virtuale debba apparire, funzionare o essere organizzato. Configuralo, tuttavia è più efficiente ed efficace per te. Per quanto mi riguarda, ho una manciata di cartelle sul mio desktop basate sui diversi tipi di lavoro che svolgo. Ho una cartella per "lavoro" che contiene sottocartelle per ogni cliente che ho, una cartella per "siti web" che ha sottocartelle con tutti i file per i miei progetti personali e cartelle per "foto", "nuovi caratteri" (dove vanno i caratteri fino a quando non avrò la possibilità di installarli), e anche una cartella "vari" dove metto tutte quelle cose per le quali non ho altre case.

Ho provato ad avere un desktop minimalista, ma non funziona per me. Risparmio sempre le cose sul mio desktop, ma provo a pulire tutto e lo metto dove appartiene ogni due settimane. Non forzarti ad adottare un metodo innaturale per organizzare i tuoi file e cartelle. Trova il sistema che si adatta perfettamente al tuo flusso di lavoro.

La stessa cosa vale per l'utilizzo di strumenti come Spaces per mantenere le cose organizzate. Continuo a dire che uno di questi giorni inizierò a sfruttare gli Spazi per mantenere tutti i miei vari progetti organizzati e separati, ma finora non ho trovato un reale bisogno di farlo. Solo perché è disponibile per te non significa che devi usarlo. Usalo se ti aiuta, ma altrimenti non tenerlo.

Una cosa che potresti desiderare di dedicare del tempo, se non lo hai già fatto, è di impostare diversi spazi di lavoro nei programmi che usi regolarmente. Puoi impostare diversi profili in molti dei tuoi programmi (programmi Adobe, in particolare) per diversi tipi di progetti. È possibile utilizzare un diverso set di strumenti a seconda che si stia facendo ritocco di foto o opere d'arte originali, progettando un sito Web o lavorando su una pubblicità stampata.

Prendersi il tempo necessario per impostare gli spazi di lavoro per ognuno di questi (o altri progetti che si affrontano regolarmente) significa che si avrà uno spazio di lavoro ottimale indipendentemente da ciò su cui si sta lavorando.

Altre risorse

Ci sono un sacco di ottimi articoli là fuori per perfezionare al meglio sia il tuo spazio di lavoro che i tuoi metodi di lavoro per migliorare la tua efficienza e produttività. Ecco alcune scelte eccellenti per iniziare:


Scritto esclusivamente per WDD da Cameron Chapman , scrittore e designer freelance.

Come organizzi il tuo spazio di lavoro? Quali cose hanno funzionato meglio per te?

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